În construcții, dificultatea nu este doar să finalizați un proiect în termen și în buget. Când compania gestionează simultan mai multe lucrări, provocarea reală devine păstrarea controlului asupra tuturor resurselor, costurilor și obligațiilor financiare, fără ca informațiile să rămână fragmentate între șantiere, departamente și sisteme diferite. Un material comandat pentru un șantier poate fi disponibil în exces pe altul. Un echipament poate rămâne închiriat deși nu mai este utilizat. Orele lucrate, consumurile și lucrările executate pot fi raportate cu întârziere. Iar o depășire de buget poate deveni vizibilă abia atunci când spațiul de manevră pentru corecții este deja redus.
Într-un model multi-proiect, controlul nu mai înseamnă doar să știți cât a costat fiecare lucrare. Înseamnă să știți, în timp util, de ce a costat atât, unde apar abaterile și ce puteți face pentru a le corecta.
Un singur proiect poate fi gestionat relativ eficient chiar și atunci când procesele sunt parțial manuale. Pe măsură ce numărul lucrărilor crește, însă, volumul informațiilor și al deciziilor crește exponențial. Fiecare șantier are propriul necesar de materiale, echipamente, subcontractori, personal, lucrări executate și costuri. În același timp, multe dintre aceste resurse sunt gestionate la nivelul întregii companii. De aici apar întrebări la care managementul are nevoie de răspunsuri rapide:
Dacă aceste informații se află în Excel-uri separate, documente, e-mailuri sau aplicații care nu comunică între ele, obținerea unei imagini consolidate devine dificilă și consumatoare de timp.
Unul dintre cele mai importante avantaje ale unei abordări multi-proiect este posibilitatea de a privi resursele dincolo de limitele unui singur șantier. Să presupunem că aveți cinci lucrări în execuție. Două dintre ele au nevoie, în aceeași perioadă, de materiale similare. Dacă necesarul este analizat separat pentru fiecare șantier, puteți ajunge la două comenzi distincte, cu costuri de transport și condiții comerciale diferite. O analiză centralizată vă poate arăta însă necesarul cumulat și vă poate permite să luați decizia de aprovizionare la nivelul întregii companii. Același principiu se aplică și în cazul echipamentelor sau al altor resurse utilizate în mai multe proiecte. Dacă știți ce aveți disponibil, unde este utilizat și când devine disponibil, puteți reduce situațiile în care închiriați sau achiziționați resurse care există deja în companie. Controlul resurselor începe cu vizibilitatea asupra lor.
Una dintre cele mai frecvente dificultăți în managementul proiectelor de construcții este diferența dintre costul înregistrat și costul real al execuției.Pentru a înțelege profitabilitatea unei lucrări, trebuie să puteți corela costurile cu ceea ce se întâmplă efectiv pe șantier:
Dacă aceste date sunt analizate separat, managementul poate vedea cât s-a cheltuit, dar nu întotdeauna și unde se află cauza unei abateri. De exemplu, o depășire a bugetului pentru materiale poate avea mai multe explicații: prețuri mai mari decât cele estimate, consumuri peste normă, pierderi, modificări ale proiectului sau achiziții realizate în condiții mai puțin avantajoase. Diferența dintre simpla înregistrare a costului și controlul costului este tocmai capacitatea de a identifica aceste cauze.
Un buget stabilit la începutul proiectului nu este suficient. Pe măsură ce lucrările avansează, trebuie să puteți compara ceea ce a fost planificat cu ceea ce se întâmplă în realitate.Un sistem integrat vă poate permite să urmăriți, pentru fiecare proiect și categorie de cost: Buget -> Cost angajat -> Cost realizat -> Execuție -> Abatere
Această perspectivă vă oferă posibilitatea să identificați din timp situațiile în care un proiect începe să se îndepărteze de parametrii stabiliți. Iar cu cât observați mai devreme abaterea, cu atât aveți mai multe opțiuni pentru a interveni.
Subcontractorii reprezintă o componentă importantă a costurilor multor proiecte de construcții. Într-un portofoliu cu mai multe lucrări, urmărirea separată a contractelor, lucrărilor executate și plăților poate deveni dificilă. Pentru un control real, plata nu ar trebui privită izolat de execuție.Este important să puteți răspunde rapid la întrebări precum:
Corelarea acestor informații reduce riscul de a pierde din vedere diferențele dintre ceea ce a fost planificat, ceea ce s-a executat și ceea ce a fost plătit.
În cazul echipamentelor închiriate, timpul reprezintă un factor de cost direct. Dacă un echipament rămâne închiriat câteva zile sau săptămâni după finalizarea lucrării pentru care a fost necesar, compania continuă să suporte un cost fără să obțină valoare operațională din acesta. Atunci când aveți mai multe șantiere, situația devine și mai complexă. Un echipament care nu mai este necesar pe un șantier poate fi disponibil pentru o altă lucrare. Fără o imagine centralizată asupra utilizării și disponibilității echipamentelor, această oportunitate poate fi ratată. Prin urmărirea resurselor la nivel de proiect și companie, puteți lua decizii mai bune privind alocarea, relocarea sau returnarea echipamentelor.
Poate cea mai importantă schimbare pe care o aduce un sistem ERP integrat într-o companie de construcții este trecerea de la informații fragmentate la o imagine unitară asupra întregului portofoliu de proiecte. Managementul poate avea acces la informațiile relevante fără să aștepte consolidarea manuală a datelor de la fiecare șantier. Puteți vedea proiectele individual, dar și în ansamblu:
Astfel, deciziile nu mai sunt bazate doar pe informații istorice sau pe rapoarte pregătite la intervale mari, ci pe o imagine actualizată a operațiunilor.
Gestionarea mai multor șantiere nu înseamnă doar să țineți evidența mai multor proiecte în același timp. Înseamnă să puteți controla relația dintre resurse, execuție, costuri și rezultate pentru fiecare lucrare și pentru companie în ansamblu.Un ERP integrat poate susține acest proces prin centralizarea informațiilor și conectarea proceselor care, în mod tradițional, sunt gestionate separat: aprovizionare, financiar, proiecte, resurse, subcontractori și execuție. Pentru management, rezultatul este mai mult decât o raportare mai rapidă. Este posibilitatea de a identifica abaterile mai devreme, de a utiliza mai eficient resursele și de a lua decizii fundamentate înainte ca problemele să se transforme în costuri.
Dacă gestionați mai multe lucrări simultan, primul pas este să aveți o imagine clară asupra modului în care circulă resursele, costurile și informațiile între șantiere și sediul central.
ENTERSOFTONE oferă soluții software integrate pentru companiile de construcții, concepute pentru a conecta procesele operaționale și financiare și pentru a oferi managementului vizibilitate asupra proiectelor, costurilor și resurselor.
Vreți să vedeți cum poate fi aplicat acest model în compania dumneavoastră?